Dataroom virtuelle est de plus en plus utilisée pour diverses transactions, et certaines entreprises les utilisent même pour le travail quotidien. Les VDR sont populaires principalement en raison de leur sécurité maximale. Les informations stockées dans les dataroom virtuelles sont presque impossibles à voler ou à intercepter lors du téléchargement. De plus, elles sont très pratiques, car elles disposent de nombreux outils utiles pour travailler en équipe.
Les salles virtuelles sont demandées non seulement par les grandes entreprises, mais aussi par les petites et moyennes entreprises et même les startups. Parce que chaque entreprise a besoin de garanties de sécurité et de fiabilité. Seul VDR peut les fournir. Les salles de données sont utilisées non seulement par les sociétés informatiques et les spécialistes des transactions de fusions et acquisitions, mais également par les entreprises des secteurs médical, scientifique, pharmaceutique, de la construction, juridique et autres. Vous pouvez trouver encore plus de détails sur les raisons pour lesquelles vous devriez utiliser des salles virtuelles sur fr.idealsvdr.com.
Comment commencer à travailler avec data room électronique
Si vous n’avez jamais utilisé de salles virtuelles auparavant et que vous ne savez pas par où commencer, nous avons créé un guide étape par étape. En suivant pas à pas nos recommandations, vous assurerez le fonctionnement simple et efficace de votre entreprise.
Étape 1. Choisissez une salle virtuelle
Quand vous cherchez en Google dataroom virtuelle, le moteur de recherche propose des dizaines de fournisseurs différents. Si vous choisissez au hasard, il est très facile de faire des erreurs et de dépenser de l’argent pour des choses qui n’aideront pas votre entreprise.
Avant de rechercher une VDR, déterminez exactement pourquoi vous en avez besoin et quelles fonctions elle doit remplir. Après cela, vous pouvez commencer à chercher. Lorsque vous choisissez une salle virtuelle, faites attention à:
- le niveau de sécurité fourni par le prestataire (les données doivent être cryptées tant pendant le téléchargement que pendant le stockage, l’entrée dans la salle doit être protégée de manière sécurisée et le prestataire doit disposer de certificats de conformité aux normes de sécurité internationales);
- fonctionnalité (quels outils fournit le logiciel de dataroom, quels outils vous avez besoin pour travailler et ceux dont vous n’avez pas besoin, quelles fonctions manquent);
- facilité d’utilisation (l’interface est-elle claire, faut-il suivre une formation avant de commencer à utiliser, existe-t-il une application mobile pour utiliser la salle et combien de langues sont prises en charge);
- disponibilité d’un support technique 24h/24.
Domen.com a des avis sur les VDR pour vous aider à choisir.
Nous vous recommandons d’utiliser la période d’essai gratuite. Pendant ce temps, vous pourrez vous assurer que l’interface et les fonctionnalités de la salle virtuelle vous conviennent.
Étape 2. Préparez les documents à télécharger et réfléchissez à la structure de la salle
Data room électronique sera pratique à utiliser lorsqu’il n’y a que les documents nécessaires dans l’entrepôt. De plus, ils doivent être bien organisés et structurés. Nous vous conseillons de ne pas télécharger absolument tous les documents de l’entreprise sur VDR. Pensez aux papiers dont vous avez besoin pour le travail, aux documents qui nécessitent une protection maximale et qui sont confidentiels. Numérisez tous les documents encore stockés sur papier.
Aussi, réfléchissez immédiatement à la façon dont vous allez stocker ces fichiers. Développer la structure de la salle et, même au stade de la préparation, allouer les documents aux dossiers appropriés. Si vous envisagez de réaliser des opérations de M&A à l’aide de la dataroom sécurisée, nous vous recommandons de créer dès maintenant un dossier avec les documents de base (présentation de l’entreprise, teaser, rapports financiers, etc.). Vous gagnerez ainsi du temps dans les premières étapes des négociations.
Étape 3. Configurer une salle virtuelle et télécharger des fichiers
De nombreux fournisseurs offrent la possibilité d’adapter VDR au style d’entreprise de votre entreprise:
- ajoutez votre logo;
- décorez la salle aux couleurs corporatives de l’entreprise;
- créez des lettres d’invitation ;
- définissez votre langue.
Une fois les réglages terminés, téléchargez les documents préparés dans la salle.
Étape 4. Créez un compte administrateur
Créez un compte pour la personne qui aura le plein contrôle de la dataroom virtuelle. Elle accordera des droits d’accès aux documents, téléchargera des fichiers et surveillera l’historique d’utilisation de VDR. De plus, l’administrateur de la salle configure l’authentification multifacteur pour les utilisateurs et définit les mots de passe.
Étape 5. Configurez les paramètres de sécurité des documents
Définissez les options de sécurité de documents:
- interdisez l’édition, la copie, l’impression ou le téléchargement de fichiers;
- activez la superposition automatique des filigranes;
- configurez les capacités de suppression de documents à distance.
Étape 6. Attribuez des rôles d’utilisateur et accordez-leur des droits d’accès
Avant d’inviter des utilisateurs dans une salle virtuelle, attribuez leurs rôles :
- administrateur est une personne qui a le plein contrôle sur le VDR ;
- gestion – généralement, ce sont des chefs d’entreprise, ils ont accès aux fichiers, mais n’effectuent aucune tâche administrative ;
- employés – en règle générale, cela inclut les employés de l’entreprise qui travailleront dans la salle, ils n’effectuent toutes les actions qu’avec l’autorisation de l’administrateur ;
- finance – les personnes de ce groupe ont accès à tous les documents financiers ;
- partenaires – ce groupe est divisé en potentiels et établis, les potentiels n’ont accès qu’aux documents de base et les établis – à tous les documents confidentiels nécessaires pour conclure la transaction.
Chacun de ces groupes a différents niveaux d’accès aux fichiers VDR. Il est très important de configurer les droits d’accès avant d’inviter des utilisateurs dans une salle. Cela aidera à prévenir la fuite d’informations confidentielles.
Vous pouvez maintenant envoyer des invitations pour rejoindre votre VDR.
Combien de temps faudra-t-il pour configurer la VDR
En fait, c’est difficile à prévoir. Tout dépend du nombre de documents que vous envisagez de mettre en ligne sur la dataroom sécurisée et à quel stade est leur préparation. La convivialité de l’interface de la salle est également importante, que vous la configuriez vous-même ou que vous utilisiez des paramètres automatiques. En général, si vous avez tous les documents prêts, le processus prendra plusieurs heures.
Utilisez une salle virtuelle et vous verrez à que votre entreprise sera plus efficace.