Comment organisez-vous actuellement les réunions du conseil d’administration en personne, en ligne ou hors ligne ? Il est important de comprendre les principaux avantages et inconvénients des réunions de conseil virtuelles. La pandémie de COVID-19 a plongé une grande partie du monde des affaires dans le chaos. Bon nombre des défis causés par le COVID-19 affectent également la gestion des affaires. Réunions en ligne, les dirigeants de nombreux environnements commerciaux ont décidé de donner la priorité à la commodité des réunions virtuelles. En fait gestion de la diversité, de nombreux conseils s’orientent vers des moyens virtuels, même si cette décision n’est pas encore universellement acceptée. Il y a plusieurs raisons à ce retard. Les réunions virtuelles sont pratiques et accessibles pour les employés, et les participants qui ne peuvent pas être présents peuvent se joindre à distance ou voir la réunion après un certain laps de temps, à un moment qui leur convient. Cette énigme soulève la question dans la salle de réunion : « Les entreprises doivent-elles passer aux réunions virtuelles ? » Continuer les réunions en face à face ou rechercher une solution hybride ? Quelle est la meilleure solution pour votre entreprise ? Et comment obtenez-vous des résultats élevés au travail ?
Comment fonctionnent les réunions virtuelles du conseil d’administration ?
Une réunion du conseil d’administration virtuelle présente de nombreux avantages uniques et clés par rapport à une réunion du conseil d’administration en personne. Premièrement, les réunions virtuelles sont plus pratiques. Les gens peuvent rejoindre les réunions Zoom, se connecter au besoin et avoir accès aux mêmes présentations numériques que les autres participants de la salle de réunion. Des excuses comme « je conduis ma voiture » ou « je cours d’une réunion à l’autre » ne sont presque jamais trouvées. Ce confort vaut aussi pour les salariés. Fini le temps où les employés attendaient nerveusement près de la salle, venaient aux présentations et repartaient. Les membres du conseil d’administration peuvent désormais se connecter virtuellement depuis leur bureau et se déconnecter lorsqu’ils en ont terminé avec toutes les affaires. Une réunion de conseil d’administration virtuelle fait du voyage une chose du passé. Cette réalité augmente considérablement la productivité des employés, des gestionnaires d’environnements d’affaires et réduit considérablement les coûts. De plus, les membres du conseil peuvent enregistrer des réunions et permettre aux autres membres du conseil de visionner ces enregistrements ultérieurement. La vérité est que de plus en plus d’événements se déroulent en ligne. La principale force motrice de ce mouvement est la jeunesse. C’est aussi parce que les gens sont plus occupés que jamais et préfèrent assister à des réunions en ligne depuis leur domicile. Alors que les entreprises cherchent à attirer de jeunes membres du conseil d’administration férus de technologie, les réunions virtuelles doivent faire partie de leurs activités.
Tâches d’une salle de réunion virtuelle
Aussi simple que cela puisse paraître, les réunions virtuelles du conseil d’administration ne sont disponibles que dans certaines organisations. Si les membres du conseil d’administration ne tiennent pas correctement les réunions virtuelles du conseil d’administration, de graves problèmes de gouvernance d’entreprise peuvent survenir. Il est très facile pour quiconque d’assister et de prêter attention à une réunion virtuelle du conseil d’administration. De nombreuses études ont montré que les réunions virtuelles peuvent réduire l’engagement et la concentration. En raison de la distraction des réunions virtuelles, les membres du conseil peuvent manquer des détails importants, ne pas poser les bonnes questions ou ne pas s’acquitter de leurs responsabilités en tant que membres du conseil. De plus, les réunions virtuelles éliminent les interactions et les conversations en face à face qui se produisent souvent avant, pendant et après les réunions. En conséquence, les gens s’éloignent rapidement des autres membres du conseil d’administration et du personnel, perdent la possibilité d’établir des relations significatives et, en fin de compte, trouvent de nouvelles façons de travailler ensemble pour atteindre les objectifs communs du conseil d’administration. Enfin, malgré les progrès technologiques, des problèmes subsistent. Votre connexion Internet peut être instable, quelqu’un perd son microphone ou vous perdez le mot de passe de votre lieu de réunion virtuelle. Ces problèmes peuvent avoir un impact négatif considérable sur les réunions et perturber les équipes performantes en raison de défaillances technologiques.
Comment trouver le bon fournisseur de réunion virtuelle ?
Le pire de la pandémie est peut-être derrière nous, mais les effets sont toujours là. Comment les entreprises peuvent-elles combiner les avantages des réunions du conseil d’administration avec la commodité des capacités virtuelles ? Les principes de base du gouvernement d’entreprise imposent au conseil de favoriser un dialogue ouvert, de faciliter l’échange d’idées et de contrôler la marche des affaires conformément aux missions du conseil de surveillance. Bien que ces tâches importantes puissent être exécutées virtuellement, de nombreuses entreprises estiment que ce n’est pas une façon idéale de faire des affaires. À mesure que le conseil passera aux réunions virtuelles, des changements importants seront nécessaires. Les gestionnaires doivent avoir autant de connaissances que possible pour siéger au conseil d’administration. Peu importe qu’il s’agisse d’une réunion en face à face ou via le mode virtuel.
Principaux avantages des fonctionnalités de réunion de conseil en ligne
La société souhaite conserver tous les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration en un seul endroit pour référence future. Contrairement aux outils de gestion de conseil, les réunions physiques du conseil limitent ce potentiel car elles peuvent être perdues à tout moment et il existe un risque de failles de sécurité. Les réunions virtuelles présentent de nombreux avantages clés, en particulier lorsqu’elles sont prises en charge par des solutions qui offrent des avantages logiciels uniques pour des conférences en ligne efficaces et productives. La sécurité des données est un avantage important de l’utilisation des fonctionnalités de réunion de conseil d’administration en ligne. L’environnement numérique est beaucoup plus sécurisé et permet aux membres du conseil de stocker des informations clés sur leurs projets futurs et de corriger les erreurs du passé.
L’environnement virtuel résout également le problème de l’éloignement du lieu de rencontre. Vous n’avez pas besoin de voyager loin pour planifier une réunion ou planifier un itinéraire pour que tout le monde soit à l’heure. Les réunions virtuelles du conseil d’administration réduisent le stress d’un événement du cycle de vie de l’entreprise déjà chargé, ce qui se traduit par un flux de travail plus organisé et une vue fragmentée de l’entreprise pour les conseils d’administration des entreprises et des organisations à but non lucratif. Disponibilité : Les réunions virtuelles n’ont pas vraiment d’inconvénients dans ce domaine. Les membres du conseil participent plus activement aux réunions du conseil. La solution virtuelle permet de savoir qui sera présent à l’assemblée générale. L’un des avantages des réunions virtuelles est que vous voyez automatiquement qui participera à la réunion et qui n’y participera pas. Les rencontres personnelles ne permettent pas ce type de vérification. Si la réunion se tient dans une salle virtuelle, le nombre de sièges pour la réunion virtuelle est illimité, ce qui ajoute aux avantages de la réunion virtuelle. Les réunions de conseil en ligne facilitent également le travail de divers administrateurs qui ne sont pas limités par l’espace ou la mobilité.
La gestion sécurité de documents est essentielle au succès de toute organisation commerciale. L’un des plus grands avantages du logiciel de gestion de conférence en ligne est qu’il gère vos données, de sorte que les participants à la réunion n’ont rien à perdre. Quels problèmes pratiques le logiciel de réunion de conseil en ligne résout-il ? Vous pouvez enregistrer la réunion et collecter tous les fichiers importants. L’un des principaux avantages des réunions en ligne est qu’elles vous aident à organiser les données et à vous souvenir des décisions concernant l’avenir de votre entreprise. Les ordres du jour des réunions à distance sont facilement accessibles, tout comme les procès-verbaux des réunions virtuelles du conseil d’administration.